Tämä on Finlandia-hiihdon henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Viimeisin muutos 24.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Finlandia-hiihto / Lahden Hiihtoseura ry
Salpausseläntie 8, 15110 LAHTI

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Finlandia-hiihdon toimisto
044 975 7713 / 044 975 7712
toimisto at finlandiahiihto .fi
Katso yhteystietomme

3. Rekisterin nimi

Finlandia-hiihto, asiakas- ja tulosrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilökohtainen suostumus, jonka henkilö tietoisesti antaa halutessaan osallistua Finlandia-hiihto tapahtumiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi sekä kilpailutulosten ja -saavutusten ylläpito ja arkistointi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etu- ja sukunimi, yrityksen tai joukkueen nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, asuinmaa), syntymäaika, kansallisuus, sukupuoli, rekisteritunniste, valokuvauslupa, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Tietoja säilytetään toistaiseksi.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeella lähetetystä tapahtuman rekisteröintikaavakkeesta rekisteröityjen itsensä, työnantajan, matkanjärjestäjän tai vastaavan ilmoittamana.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi sellaisille valtuutetuille kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja Finlandia-hiihdon puolesta tässä Käytännössä kuvatuissa tarkoituksissa (esimerkiksi teknisten, logististen ja muiden palvelujen tarjoajat). Nämä osapuolet saavat kuitenkin käyttää henkilötietojasi ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty. Finlandia-hiihto edellyttää lisäksi, että kyseiset osapuolet toimivat soveltuvan lainsäädännön ja tämän Käytännön mukaisesti ja että he käyttävät asianmukaisia turvatoimia henkilötietojesi suojaamiseksi. Kuvauksen mukainen kolmas osapuoli voi olla esimerkiksi käyttämämme tulospalveluyritys, joka toteuttaa ajanoton tapahtuman aikana.

Voimme lisäksi luovuttaa henkilötietojasi palvelukumppanille, mikäli olet erikseen antanut suostumuksesi siihen, että ulkopuolinen yhtiö käsittelee tietojasi Finlandia-hiihdon tarjoamien tuotteiden ja palvelujen yhteydessä. Kuvauksen mukainen palvelukumppani voi olla esimerkiksi valokuvauspalvelu.

Tietoja voidaan julkaista julkisesti mm. Finlandia-hiihdon lähtölistoissa, tuloslistoissa, diplomeissa ja vastaavissa seuraavasti: henkilön etu- ja sukunimi, paikkakunta, kansallisuus, syntymävuosi, sukupuoli, joukkueen nimi, kilpailutulokset ja -saavutukset sekä lähtönumero ja sarja.

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA -alueen ulkopuolelle. Huomioi kuitenkin, että julkisesti näytettävät tiedot ovat saatavilla maailmanlaajuisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Finlandia-hiihto pidättää oikeuden mm. henkilön kilpailutulosten ja saavutusten mitätöintiin henkilötietojen poistopyynnön yhteydessä.

Finlandia-hiihto ei kerää evästetietoja markkinointitarkoituksiin. Sivusto saattaa kuitenkin käyttää kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita, jotka tallentavat sinusta tietoa. Tälläisiä palveluita voivat olla esimerkiksi Google palvelut, jotka mm. auttavat sivujen löytyvyydessä hakupalvelussa sekä seuraavat kävijämääriä ja vastaavia tietoja. Mikäli haluat varmistaa, että internetselaintasi ei seurata evästeillä suosittelemme tekemään poikkeussäännön tai estämään evästeiden käytön täysin käyttämäsi selaimen asetuksissa. Huomioithan, että palvelut saattavat tässä tapauksessa käyttäytyä odottamattomasti ja kaikki toiminnot eivät välttämättä ole käytettävissäsi.